KURT GÜRLER PARTNERS KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
ADRES : Levent, Yapı Kredi Plaza, C Blok, Kat: 8 D: 22B, Beşiktaş / İstanbul
TELEFON: : 05426086544
WEB: : [https://kurtgurler.com/]
Bu Politika metninde yer alan tüm içeriklerin, bireysel kullanım dışında izin alınmadan kısmen ya da tamamen kopyalanması, çoğaltılması, kullanılması, yayımlanması ve dağıtılması yasaktır. Bu yasağa uymayanlar hakkında 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu uyarınca yasal işlem yapılacaktır. Tüm hakları saklıdır.
1. GİRİŞ
1.1. Amaç
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Levent, Yapı Kredi Plaza, C Blok, Kat: 8 D: 22B, Beşiktaş / İstanbul adresinde mukim Kurt Gürler Partners (Kurt Gürler) tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Kurt Gürler; çalışanlarına, çalışan adaylarına, stajyerlerine, hizmet sağlayıcılarına, müvekkillerine, müvekkil temsilcilerine, potansiyel müvekkil yetkilisine/çalışanına, ziyaretçilerine, hukuk bülteni abonelerine, web sitesi kullanıcılarına ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.
Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Kurt Gürler tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.
1.2. Kapsam
Kurt Gürler; çalışanlarına, çalışan adaylarına, stajyerlerine, hizmet sağlayıcılarına, müvekkillerine, müvekkil temsilcilerine, potansiyel müvekkil yetkilisine/çalışanına, , hukuk bülteni abonelerine, web sitesi kullanıcılarına ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Kurt Gürler’in sahip olduğu ya da Kurt Gürler tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.
1.3. Tanımlar
Alıcı Grubu
|
Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.
|
Açık Rıza
|
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
|
Anonim Hale Getirme
|
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
|
Çalışan
|
Kurt Gürler çalışanları
|
Elektronik Ortam
|
Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
|
Elektronik Olmayan Ortam
|
Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
|
Hizmet Sağlayıcı
|
Kurt Gürler’in belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.
|
İlgili Kişi
|
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
|
İlgili Kullanıcı
|
Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.
|
İmha
|
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
|
Kanun
|
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
|
Kayıt Ortamı
|
Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
|
Kişisel Veri
|
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
|
Kişisel Veri İşleme Envanteri
|
Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.
|
Kişisel Verilerin İşlenmesi
|
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
|
Özel Nitelikli Kişisel Veri
|
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
|
Periyodik İmha
|
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
|
Politika
|
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası
|
Veri İşleyen
|
Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
|
Veri Kayıt Sistemi
|
Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
|
Veri Sorumlusu
|
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.
|
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS)
|
Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.
|
Yönetmelik
|
28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.
|
- SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMI
Kurt Gürler tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.
Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım aşağıdaki tabloda verilmiştir.
UNVAN
|
BİRİM
|
GÖREV
|
Ortak Avukatlar
|
–
|
Çalışanların ve tüm birimlerin politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur.
|
Bilgi Teknolojileri Yetkilisi
|
Bilgi Teknolojileri
|
Politika’nın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur.
|
|
Diğer Birimler
|
Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.
|
- KAYIT ORTAMLARI
Kişisel veriler, Kurt Gürler tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.
Elektronik Ortamlar
|
Elektronik Olmayan Ortamlar
|
· Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, ortak alan vb.)
· Yetkili İdari Merci (GİB, Kimlik Bildirim Sistemi, SGK, E-Devlet, İşKur v.b.)
· Yazılımlar (ofis yazılımları, tedarikçi yazılımları vb.)
· Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb)
· Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
· Mobil cihazlar (telefon)
· Optik diskler (CD, DVD vb.)
· Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
· Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
|
· Kağıt,
· Sözleşmeler,
· Vekaletnameler,
· Manuel veri kayıt sistemleri (sair formlar, ziyaretçi giriş defteri vb.)
· Yazılı, basılı, görsel ortamlar
|
- KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA
Kurt Gürler tarafından; çalışanlara, çalışan adaylarına, stajyerlerine, hizmet sağlayıcılarına, müvekkillerine, müvekkil temsilcilerine/çalışanlarına potansiyel müvekkil yetkilisine/çalışanına, ziyaretçilere, hukuk bülteni abonelerine, web sitesi kullanıcılarına ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
4.1. Saklamaya İlişkin Açıklamalar
Kanunun 3. maddesinde “kişisel verilerin işlenmesi” kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin “işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi” gerektiği belirtilmiş, 5. ve 6. maddelerde ise “kişisel verilerin işleme şartları” sayılmıştır.
Buna göre, kişisel veriler, “ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.”
4.2. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
Kurt Gürler, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklamaktadır.
- İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
- Kurumsal iletişimi sağlamak.
- İletişim faaliyetlerini yürütmek.
- Hukuki danışmanlık ve uyuşmazlık faaliyetlerini yönetmek.
- Faaliyetleri mevzuata uygun yürütmek.
- Hukuki hizmetlerin takibi ve yürütülmesi.
- Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi.
- Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi.
- Yönetimsel ve idari faaliyetlerinin yürütülmesi.
- Sunulan hizmetlerden müvekkilleri haberdar etmek.
- İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
- Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
- Kurt Gürler ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
- Hukuk bültenlerine kayıt ve düzenli olarak abonelere gönderilmesi faaliyetlerini yürütmek.
- İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünü yerine getirebilmek.
4.3. Saklamanın Hukuki Sebepleri
Kurt Gürler faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
- 3475 sayılı Vergi Usul Kanunu,
- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
- 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
- 4857 sayılı İş Kanunu,
- 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve ilgili mevzuat,
- 1136 sayılı Avukatlık Kanunu
- Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler,
çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
4.4. İmhaya İlişkin Açıklamalar ve İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel veriler;
- İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
- İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
- Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
- Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurt Gürler tarafından kabul edilmesi,
- Kurt Gürler’in ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
- Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
durumlarında, Kurt Gürler tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
- İDARİ VE TEKNİK TEDBİRLER
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12. maddesiyle Kanunun 6. maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için KVK Kurumu tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Kurt Gürler tarafından teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.
5.1. Alınan Teknik Tedbirler
Kurt Gürler tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
- Ağ güvenliği ve kullanılan uygulamaların güvenliği, belirlenen ağ politikası ile sağlanmaktadır,
- Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında güvenlik önlemi alınmış (dışarıya kapalı) ağ sistemi kullanılmaktadır,
- Kurt Gürler bünyesinde hizmet veren, fiziksel olarak bina içerisinde tutulan sunucularının erişimi kısıtlanmıştır ve girişlerin kayıt defterine yazılarak kayıt altına alınmaktadır,
- Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır,
- Yerel olarak bulut bazlı sunucularda depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır,
- Çalışanlar için dizin/dosya bazlı yetki matrisi oluşturulmuştur,
- Anti-virüs ve anti-spam uygulama sistemleri kullanılmaktadır,
- Güvenlik duvarları kullanılmakta ve belirli aralıklar ile güncellenmektedir,
- Web sayfasında SSL güvenlik sertifikası bulunmaktadır ve iletişim şifrelenmektedir, ayrıca kişisel veri alışverişlerinde onay mekanizması ile çerez toplama onay sistemi bulunmaktadır,
- Ağ kaynaklarına, kullanılan bilgisayarlara, kullanılan uygulamalara, kişisel verilerin erişiminde şifreleme sistemleri kullanılmaktadır,
- Düzenli aralıklar ile yedekleme ve güncelleme yapılmaktadır,
- Verilerin imhasına yönelik prosedürler uygulanmaktadır
- Kişisel verilere yetkisiz erişimin önüne geçilmesi için erişim yönetimi sürecinin oluşturulması,
- Zararlı yazılımların Kurt Gürler ağına erişmemesi için gerekli olan çözümlerin kullanılması,
- Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik risklerin belirlenmesi,
- Bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınmasının sağlanması ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontrollerin yapılması.
5.2. Alınan İdari Tedbirler
Kurt Gürler tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:
- Kişisel veri işlemeye başlamadan önce, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi ve gerektiği hallerde açık rızalarının alınması,
- Kurt Gürler’in iş ve ilişkilerinde, sözleşmesel ilişki kurduğu kişi, şirket ve üçüncü kişi irtibatlarıyla gerekli ve yeterli bilgi güvenliği, gizlilik ve kişisel verilerin korunması hükümlerini imza altına alması,
- Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nın yayınlanması,
- Kişisel veri politika & prosedürleri belirlenmiştir,
- Kişisel veriler mümkün olduğunda azaltılmaktadır,
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır,
- Kurt Gürler internet sayfası içerisinde genel bilgilendirme niteliğinde aydınlatma metninin yayınlanması,
- Kanun’a uyumluluk çalışmaları kapsamında Kurt Gürler içerisindeki aktivite ve süreçlerin analizlerinin yapılması ve yasaya uyum adına alınacak aksiyonların belirlenmesi,
- Kişisel Veri Envanteri’nin oluşturulması,
- Çalışanlar ile Gizlilik ve KVKK taahhütnamelerinin yapılması,
- İmzalanan sözleşmelerde veri güvenliği hükümlerine yer verilmesi,
- Çalışanların kişisel veri güvenliği bilincinin geliştirilmesine yönelik; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması hakkında eğitimler verilmesi.
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Kurt Gürler tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.
5.3. Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel veriler aşağıda gösterilen yöntemlerle silinmektedir.
Veri Kayıt Ortamı
|
İşleme İlişkin Açıklama
|
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler
|
Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
|
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler
|
Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
|
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler
|
Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.
|
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler
|
Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.
|
5.4. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel veriler, Kurt Gürler tarafından aşağıda verilen yöntemlerle yok edilir.
Veri Kayıt Ortamı
|
İşleme İlişkin Açıklama
|
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler
|
Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
|
CD, USB vb. Optik/Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler
|
Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır.
|
5.5. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. Bu kapsamda Kurt Gürler, işleme amacı ortadan kalkan kişisel verilere yönelik olarak Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayınlanmış rehberlerdeki anonim hale getirme yöntemlerinden faydalanmaktadır.
-
SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
6.1. Periyodik İmha Süresi
Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. 11.maddesi gereğince Kurt Gürler, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre Kurt Gürler, Kişisel Veri Envanterine paralel olarak, dijital ve fiziksel ortamlarında tuttuğu kişisel verileri, periyodik olarak en geç 6 ayda bir (180 gün) kontrol edeceğini ve işlendikleri amaç sona erdiğinde söz konusu verileri tekrar eden aralıklarla resen sileceğini, yok edeceğini veya anonim hale getireceğini taahhüt eder.
6.2. Süreç Bazında Saklama ve İmha Süreleri Tablosu
Kurt Gürler tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
- Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
- Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.
Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde güncellemeler yapılır. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Kurt Gürler’in yetkili birimleri tarafından yerine getirilir.
SÜREÇ
|
SAKLAMA SÜRESİ
|
İMHA SÜRESİ
|
Kurt Gürler’in müvekkilleri ve işlemleri
|
İşleme amacının sona erdiği tarihten itibaren 10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
İnternet sitesi üzerinden yapılan işlemler
|
İşleme amacının sona erdiği tarihten itibaren 2 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Sözleşmelerin akdedilmesi
|
İşleme amacının sona erdiği tarihten itibaren 10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Tedarik ve mali işler süreçlerinin yürütülmesi
|
İşleme amacının sona erdiği tarihten itibaren 10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi ve iş sözleşmelerinin ifa edilmesi
|
İşleme amacının sona erdiği tarihten itibaren 10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Özlük dosyalarında tutulan belgeler
|
Çalışanın işten ayrıldığı tarihten itibaren 10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Sağlık raporları
|
Çalışanın işten ayrıldığı tarihten itibaren 15 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
İş başvurusu değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi
|
6 ay
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Faturalama ve Arşiv süreçlerinin yürütülmesi
|
10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
Tedarik süreçlerinin denetimi ve takibi
|
10 yıl
|
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
|
|
|
|
- POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE GÜNCEL TUTULMASI
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanabilir, Kurt Gürler’in internet sayfasında Kurt Gürler tarafından verilecek karar uyarınca kamuya açıklanır. Kamuya açıklanması zorunluluk teşkil etmemektedir. Basılı kâğıt nüshası da Kurt Gürler veri kayıt tabanında saklanarak herkesin erişimine açık tutulur.
Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. Politika’nın güncel hali, Kurt Gürler’in internet sitesinde yapılacak duyuru ve Kurt Gürler veri kayıt tabanına yüklendiği andan itibaren geçerli olacaktır.
- POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ
Politika, Kurt Gürler içerisinde duyurulmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile Kurt Gürler veri kayıt tabanında saklanır.